董事會秘書任命的常規(guī)依據(jù)梳理
董事會秘書作為上市公司的高級管理人員，在公司治理體系中占據(jù)著舉足輕重的地位。其不僅是公司與證券交易所之間的指定聯(lián)絡(luò)人 ，對外負(fù)責(zé)公司信息披露、投資者關(guān)系管理；對內(nèi)還肩負(fù)著股權(quán)事務(wù)管理、公司治理、股權(quán)投資、籌備董事會和股東大會，保障公司規(guī)范化運(yùn)作等關(guān)鍵職責(zé)，是公司決策層、執(zhí)行層人員所不可替代的。因此，明確其任命依據(jù)對于公司的合規(guī)運(yùn)營和穩(wěn)定發(fā)展至關(guān)重要。
在正常情況下，公司章程是公司運(yùn)營的根本準(zhǔn)則，如同公司的 “憲法”，其中會對董事會秘書的任命相關(guān)事宜作出詳細(xì)規(guī)定。比如規(guī)定董事會秘書的任職資格，包括所需具備的專業(yè)知識，如財務(wù)、管理、法律等方面的知識，以及工作經(jīng)驗、良好的個人品質(zhì)和職業(yè)道德等要求；明確任命的流程，通常是由董事長提名，董事會審議通過。同時，議事規(guī)則作為對公司日常運(yùn)營中各項事務(wù)決策流程的細(xì)化規(guī)范，也會涉及董事會秘書任命的具體操作流程和細(xì)節(jié)，像提名的提出方式、審議的程序、表決的要求等。
當(dāng)章程與議事規(guī)則 “缺席”
然而，現(xiàn)實中可能會出現(xiàn)一些特殊情況，就像你所提到的，公司章程里原本有關(guān)于董事會秘書任命的規(guī)定，現(xiàn)在卻沒有了，而且議事規(guī)則里也未涉及。這就好比一艘在大海中航行的船，突然失去了導(dǎo)航儀和指南針 ，公司在董事會秘書任命這一關(guān)鍵事項上陷入了迷茫和無章可循的困境。
這種情況可能會給公司帶來一系列的混亂和不確定性。從內(nèi)部管理角度來看，沒有明確的任命依據(jù)，各部門對于提名、審議等流程無法達(dá)成共識，容易出現(xiàn)互相推諉責(zé)任的現(xiàn)象，導(dǎo)致任命工作拖延，董事會秘書長期缺位。董事會秘書的缺位又會使得董事會會議的籌備、文件保管等工作缺乏專人負(fù)責(zé)，影響董事會的正常運(yùn)作，進(jìn)而阻礙公司決策的高效執(zhí)行。例如，在需要召開董事會臨時會議時，由于沒有董事會秘書負(fù)責(zé)通知和協(xié)調(diào)相關(guān)事宜，可能導(dǎo)致會議無法及時召開，錯過最佳決策時機(jī)。
從外部監(jiān)管和市場信任角度而言，監(jiān)管機(jī)構(gòu)對于上市公司的規(guī)范運(yùn)作有著嚴(yán)格要求，其中包括董事會秘書的規(guī)范任命。如果公司無法依據(jù)有效的規(guī)定完成董事會秘書的任命，可能會面臨監(jiān)管機(jī)構(gòu)的質(zhì)疑和處罰，就像北京科銳配電自動化股份有限公司，在 2021 年 10 月 30 日宣布董事長代行董事會秘書職責(zé)后，直至 2024 年 7 月 18 日才正式完成聘任工作，因長期未能按規(guī)定及時任命董事會秘書，遭到深圳證券交易所的監(jiān)管函警告，這不僅損害了公司的聲譽(yù)，還可能影響投資者對公司的信心，導(dǎo)致股價波動等不良后果。
探尋其他可行依據(jù)
法律法規(guī)層面
在這種情況下，首先應(yīng)回歸到法律法規(guī)層面尋找依據(jù)。《中華人民共和國公司法》作為規(guī)范公司組織和行為的基本法律，對董事會秘書的任命雖未作詳盡細(xì)致的規(guī)定，但明確指出公司的高級管理人員需符合一定條件 。董事會秘書作為公司高級管理人員，需遵循相關(guān)的任職資格要求，例如無《公司法》第一百四十六條規(guī)定的不得擔(dān)任公司董事、監(jiān)事、高級管理人員的情形，包括無民事行為能力或者限制民事行為能力；因貪污、賄賂、侵占財產(chǎn)、挪用財產(chǎn)或者破壞社會主義市場經(jīng)濟(jì)秩序，被判處刑罰，執(zhí)行期滿未逾五年，或者因犯罪被剝奪政治權(quán)利，執(zhí)行期滿未逾五年等。
不同板塊的上市公司，像主板、創(chuàng)業(yè)板、科創(chuàng)板以及北交所上市公司，還需遵循各自板塊證券交易所發(fā)布的股票上市規(guī)則中對董事會秘書任命的相關(guān)規(guī)定。例如《深圳證券交易所股票上市規(guī)則》規(guī)定，上市公司應(yīng)當(dāng)設(shè)立董事會秘書，作為公司與本所之間的指定聯(lián)絡(luò)人。董事會秘書應(yīng)當(dāng)由上市公司董事、副總經(jīng)理、財務(wù)負(fù)責(zé)人或者公司章程規(guī)定的其他高級管理人員擔(dān)任。這就從法律層面明確了可擔(dān)任董事會秘書的人員范圍，即便公司章程和議事規(guī)則未提及，公司在任命董事會秘書時也不能違背這一規(guī)定。
行業(yè)慣例與參考案例
參考同行業(yè)其他公司的做法也是解決問題的有效途徑。在同行業(yè)中，當(dāng)遇到類似章程和議事規(guī)則未明確董事會秘書任命的情況時，許多公司會依據(jù)行業(yè)通行的慣例來處理。比如在金融行業(yè)，多數(shù)公司會參考行業(yè)協(xié)會發(fā)布的指引性文件，這些文件雖不具有法律強(qiáng)制力，但在行業(yè)內(nèi)具有廣泛的認(rèn)可度和影響力。以銀行業(yè)為例，中國銀行業(yè)協(xié)會發(fā)布的相關(guān)自律文件中，對銀行類上市公司董事會秘書的任職資格、任命流程等提出了建議性的規(guī)范，不少銀行在章程和議事規(guī)則未作明確規(guī)定時，會按照這些規(guī)范來任命董事會秘書。
再看具體的案例，A 公司是一家制造業(yè)上市公司，在章程和議事規(guī)則中不慎遺漏了董事會秘書任命的相關(guān)條款。該公司參考了同行業(yè)多家公司的做法，結(jié)合自身實際情況，由董事長提名一位具有豐富證券事務(wù)經(jīng)驗和良好職業(yè)操守的人員作為董事會秘書候選人，然后召開董事會進(jìn)行審議。在審議過程中，董事會重點審查了候選人的專業(yè)能力、工作經(jīng)歷以及是否符合法律法規(guī)規(guī)定的任職資格等方面，最終通過了該候選人的任命。這一做法不僅使得公司順利完成了董事會秘書的任命工作，確保了公司信息披露等工作的正常開展，而且得到了監(jiān)管機(jī)構(gòu)的認(rèn)可，也未引發(fā)股東的質(zhì)疑。
公司內(nèi)部決策機(jī)制的運(yùn)用
公司還可以充分運(yùn)用內(nèi)部決策機(jī)制來解決董事會秘書任命問題。召開臨時董事會是一種常見且有效的方式，當(dāng)發(fā)現(xiàn)章程和議事規(guī)則缺失相關(guān)規(guī)定時，董事會可以根據(jù)公司章程中關(guān)于臨時會議召開的條件，由董事長提議或一定比例的董事聯(lián)合提議召開臨時董事會。在臨時董事會上，專門針對董事會秘書的任命進(jìn)行討論和決策。
決策流程一般如下：首先由董事長或相關(guān)提議董事提出董事會秘書任命的議案，議案中需詳細(xì)說明候選人的基本情況，包括個人簡歷、工作經(jīng)驗、專業(yè)技能、任職資格等；接著各位董事對議案進(jìn)行審議，充分發(fā)表自己的意見，就候選人是否合適、任命流程是否合理等方面展開討論；然后進(jìn)行表決，根據(jù)公司章程規(guī)定的表決方式和通過比例進(jìn)行投票表決。若表決通過，即可正式任命董事會秘書，并將任命結(jié)果及時公告。例如 B 公司在遇到章程和議事規(guī)則未規(guī)定董事會秘書任命的情況時，通過召開臨時董事會，經(jīng)過充分討論和表決，順利完成了董事會秘書的任命，使得公司各項工作得以有序推進(jìn)。
召開股東大會對董事會秘書任命問題進(jìn)行決策也是可行的。股東大會作為公司的最高權(quán)力機(jī)構(gòu)，對公司的重大事項具有最終決策權(quán)。在董事會秘書任命這一關(guān)鍵事項上，若董事會無法依據(jù)現(xiàn)有規(guī)定做出決策，可將該問題提交股東大會審議。股東大會的決策流程相對更為嚴(yán)謹(jǐn)，需提前通知股東會議召開的時間、地點、審議事項等信息，確保股東有充分的時間了解相關(guān)情況并準(zhǔn)備意見。在會議上，由董事會向股東說明董事會秘書任命的現(xiàn)狀、面臨的問題以及推薦的候選人情況，股東們進(jìn)行審議和表決。若股東大會通過相關(guān)決議，公司即可按照決議內(nèi)容完成董事會秘書的任命工作。
解決問題的具體建議與流程
明確決策主體與流程
在當(dāng)前公司章程和議事規(guī)則未明確董事會秘書任命依據(jù)的情況下，決策主體和流程的確定顯得尤為關(guān)鍵。從通常的公司治理邏輯和實踐經(jīng)驗來看，董事會作為公司的重要決策機(jī)構(gòu)，對公司高級管理人員的任命負(fù)有重要責(zé)任，董事會秘書作為高級管理人員，董事會理應(yīng)在其任命過程中發(fā)揮主導(dǎo)作用。因此，由董事會來做出董事會秘書任命的決策是較為合理的選擇。但對于一些重大事項，股東大會作為公司的最高權(quán)力機(jī)構(gòu)，擁有最終決策權(quán)。若公司股東對董事會秘書任命的決策存在較大爭議，或者公司認(rèn)為該任命事項對公司發(fā)展具有重大影響，也可將該事項提交股東大會進(jìn)行審議決策。
以董事會決策為例，其決策步驟如下：首先，董事長或相關(guān)董事依據(jù)對公司運(yùn)營和發(fā)展需求的判斷，結(jié)合法律法規(guī)對董事會秘書任職資格的要求，提名合適的董事會秘書候選人。提名時需充分考量候選人的專業(yè)能力，如是否熟悉證券法律法規(guī)、具備良好的信息披露能力和溝通協(xié)調(diào)能力等，以及工作經(jīng)驗，例如是否有在上市公司或相關(guān)領(lǐng)域從事證券事務(wù)工作的經(jīng)歷等。接著，董事會秘書候選人的提名需在董事會會議上進(jìn)行審議。在審議過程中，董事們會對候選人的簡歷、專業(yè)技能、工作經(jīng)驗、任職資格等進(jìn)行全面審查。他們可能會詢問候選人關(guān)于信息披露流程的理解、如何處理投資者關(guān)系等問題，以評估候選人是否具備勝任董事會秘書工作的能力。然后，董事會進(jìn)行表決，根據(jù)公司章程規(guī)定的表決方式和通過比例進(jìn)行投票。若公司章程未明確規(guī)定，一般按照一人一票的原則，過半數(shù)董事同意即可通過任命決議。在整個過程中，需準(zhǔn)備的文件包括候選人的詳細(xì)簡歷、提名議案、董事會會議通知、會議記錄、表決結(jié)果等，這些文件是決策過程的重要記錄，也是確保決策合法合規(guī)的依據(jù)。
后續(xù)制度完善措施
在完成董事會秘書任命后，及時對公司章程和議事規(guī)則進(jìn)行修訂是至關(guān)重要的后續(xù)工作。這不僅是為了使公司制度與實際操作相匹配，更是為了避免未來再次出現(xiàn)類似的無章可循的情況。對公司章程的修訂需嚴(yán)格按照相關(guān)法律規(guī)定和公司內(nèi)部的決策程序進(jìn)行。首先，由董事會提出公司章程修訂的議案，議案中應(yīng)詳細(xì)說明修訂的原因，即由于原章程未明確董事會秘書任命相關(guān)條款，導(dǎo)致任命工作存在不確定性，為規(guī)范公司治理，需對章程進(jìn)行修訂；具體的修訂內(nèi)容，如明確董事會秘書的任職資格、任命流程、職責(zé)范圍、任期等。然后，將該議案提交股東大會審議。股東大會在審議時，股東們會對修訂議案進(jìn)行充分討論，可能會從公司治理的完善、對公司發(fā)展的影響等角度提出意見和建議。只有在股東大會通過該修訂議案后，公司章程的修訂才正式生效。
議事規(guī)則的修訂同樣需要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)某绦?。由董事會相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)起草議事規(guī)則的修訂稿，在修訂稿中明確董事會秘書任命的具體操作流程，比如提名的方式、時間節(jié)點，審議的程序，包括是否需要進(jìn)行多輪討論、是否需要專業(yè)人士提供意見等，表決的具體要求，如是否需要特別多數(shù)通過等。修訂稿完成后，提交董事會審議通過。通過修訂公司章程和議事規(guī)則，補(bǔ)充董事會秘書任命的相關(guān)條款，能夠為公司的長期穩(wěn)定發(fā)展提供堅實的制度保障，確保公司在董事會秘書任命及其他重要事項上始終有章可循，實現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化的治理。